Pascal BITSCH
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Acrobat Pro, cet inconnu...
Acrobat Pro est un couteau suisse aux milles fonctions étonnantes et insoupçonnées du commun des mortels

par Pascal Bitsch

Le positionnement de l'éditeur Adobe Acrobat

La fonction traditionnelle de l'éditeur Acrobat, qui est de générer des documents au format .pdf est largement concurrencée par des solutions et des outils dont certains sont gratuits.

Adobe a réagi en faisant de l'Editeur Acrobat - depuis la version 6 pro - une plate-forme de gestion, d'édition, d'identification, de consultation et de suivi documentaire centrées sur certaines possibilités étonnantes du format vectoriel .pdf. Cette évolution est généralement inconnue des utilisateurs finaux dans les entreprises et les services, qui ont historiquement acquis ou mis à jour leur éditeur Acrobat pour "faire des pdf", ce qui n'est désormais plus que la partie émergée de l'iceberg.

Acrobat Pro  intègre les outils suivants :

A. Une gestion documentaire complète en texte intégral

L'archivage numérique intégral des flux documentaires :
- Acquisition documentaire

pour les documents papier : numérisation, reconnaissance optique de caractères (Paper Capture) avec conservation de la mise en forme des documents. Pour la conversion pdf des ressources en ligne (intra, extra, internet) acquisition complète des sites et de leurs documents annexés par la capture web. Pour les documents émis par les services, fonction de conversion automatique en .pdf à partir des fichiers imprimés sur le réseau par les collaborateurs (automatismes du Distiller). Une seule licence du Distiller peut accéder à de multiples dossiers de contrôle sur le réseau du service ou du centre. Les documents Microsoft Office (Word, PowerPoint) pourront être repris avec leur plan, styles et leur interactivité (transitions de page et animations).

- Indexation et recherche intégrale multidocumentaire

Tout support de stockage contenant des pdf peut être catalogué et son contenu indexé pour permettre une recherche intégrale rapide par mots-clefs dans tous les contenus des documents .pdf (Fonction Catalog). L'index peut être optimisé pour cataloguer des archives portées sur support cédérom ou DVD afin de constituer des archives thématiques nomades (application en recherche, enseignement). Un répertoire partagé sur le réseau peut constituer la base documentaire intégrale. Une GED(1) complète peut donc être construite à partir du réseau du service.
La fonction de recherche multidocumentaire est intégrée à Acrobat Reader 6 (et avec un module téléchargeable gratuitement pour ceux qui préfèrent garder Acrobat Reader v.5). Les utilisateurs de la base d'archivage ainsi constituée n'ont donc pas besoin d'une licence payante.

B. Le suivi de documents, groupware(2), validations, protections et signatures.

Dans un environnement informatique complexe, tous les collaborateurs à un projet en réseau ne disposent pas toujours de tous les logiciels nécessaires à la consultation des données et des résultats. Acrobat sert alors à réunir rapidement dans un seul document de travail au format .pdf des données hétérogènes et permet à tous d'y accéder. C'est utile pour la validation de documents en Infographie, en CAO, DAO, gestion administrative, etc. Ce document peut alors être annoté en parallèle par plusieurs relecteurs et Acrobat intègre un outil puissant de suivi des commentaires et annotations et organise le travail collaboratif en réseau par des procédures automatisées par email ou par serveur web (intra ou extranet). Dans ce cas - ainsi que dans le cas de remontée de données à partir de formulaires pdf - ce n'est pas le document lui-même qui transitera plusieurs fois par le réseau, mais uniquement les fichiers de commentaire, ce qui préserve la bande passante des réseaux.

Protection et sécurité. Acrobat intègre une gestion des identités, des certificats et des signatures électroniques garantissant l'identification des personnes et des procédures de travail collaboratif ou bien authentifiant la source d'un document. Le caractère légal des signatures électroniques ainsi générées permet au chercheur, au cadre ou au centre d'émettre des documents officiels authentifiés. La protection d'un document authentifié permet toujours de revenir à la version officielle ou d'interdire sa modification.

C. L'édition écran et l'édition pré-presse

- Modifications des pdf sans l'application source

Les documents .pdf peuvent être annotés mais aussi modifiés et corrigés de façon assez complète depuis la version 6, ce qui est particulièrement utile lorsqu'un chercheur élabore ou met en forme un document à partir de données dont il ne dispose pas du logiciel source.

Les documents au format .pdf servent pour :
  • publication web, transmission email
  • visualisation sous forme de diaporama interactif au format .pdf (à partir ou sur le mode de présentations PowerPoint). L'interactivité permet la création de présentations scientifiques ou pédagogiques faisant appel à des logiciels externes ou des liens hypertextes
  • impression offset ou quadrichromique : Le format .pdf s'est hissé au niveau de format de transfert pré-presse à part entière et intègre la gestion des couleurs et des normes d'impression.

Les objectifs d'une formation AcrobatPro :

  • Savoir créer des documents pdf à partir de plusieurs sources hétérogènes
  • Savoir éditer et modifier des documents .pdf en fonction de leur utilisation finale
  • Savoir optimiser la création des .pdf basse et haute résolution
  • Connaître les fonctionnalités GED (Gestion et Edition Documentaire) et d'archivage et évaluer leur intérêt, leur pertinence ou leur complémentarité par rapport aux solutions GED ou d'archivage existantes dans les services
  • Savoir créer et utiliser une archive documentaire thématique indexée (sur le poste, le réseau, sur cédérom ou DVD)
  • Savoir paramétrer les automatismes d'Acrobat et du Distiller
  • Maîtriser et utiliser sa signature électronique, l'identification et la protection des documents
  • Savoir mettre en oeuvre les fonctions de travail collaboratif, de suivi et de validation, d'enquête par formulaires
  • Créer une présentation multimédia et interactive au format .pdf

Pascal Bitsch

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(1) GED, Gestion et Edition Documentaire

(2) Groupware : travail à plusieurs

Adobe et Acrobat sont des marques déposées.